Goed communiceren? 5 tips om het verschil te maken

Goede communicatie is zowel privé als zakelijk niet weg te denken. Wat betekent communiceren eigenlijk en waarom is communiceren belangrijk? Ook niet onbelangrijk: hoe te communiceren in verschillende omgevingen? Van online communiceren tot zakelijk communiceren. Met de volgende 5 tips maak jij het verschil.

1. Goede communicatie vereist begrip van zowel de zender als de ontvanger van de boodschap
2. Verzamel inzicht en feedback van anderen
3. Maak gebruik van “ik”-boodschappen
4. Wees duidelijk en specifiek
5. Benoem het gewenste gedrag van de ander letterlijk

Wat is communiceren?

Communiceren is het uitwisselen van informatie, ideeën, gevoelens of gedachten tussen mensen of groepen mensen. Het is een interactief proces, waarbij boodschappen worden verzonden en ontvangen via verschillende kanalen, zoals spraak, geschreven tekst, gebaren of andere vormen van expressie. Het doel van communicatie is om te informeren, overtuigen, verleiden, beïnvloeden, samenwerken, coördineren of sociale interactie te faciliteren.

Tip 1: Goede communicatie vereist begrip van zowel de zender als de ontvanger van de boodschap

• Luister actief: Geef de spreker de aandacht en concentreer je op wat hij of zij zegt, zonder afleidingen of onderbrekingen.
• Stel vragen: Als je iets niet begrijpt, stel dan gerichte vragen voor verduidelijking.
• Toon empathie: Probeer je in te leven in de situatie of het perspectief van de andere persoon. Dit helpt bij het begrijpen van zijn of haar standpunt.
• Gebruik makkelijke taal: Probeer jouw boodschap op een heldere en eenvoudige manier te verwoorden. Dit vergroot de kans dat de boodschap begrepen wordt.
• Geef achtergrondinformatie: Bied achtergrondinformatie of context aan om de boodschap begrijpelijker te maken.
• Zoek samen naar oplossingen: Samen zoeken naar oplossingen en compromissen helpt bij het begrijpen van elkaars perspectieven en het ontwikkelen van een gemeenschappelijk begrip.
• Toon respect voor de andere persoon: Laat de andere persoon zijn of haar mening uiten en toon respect voor zijn of haar standpunt.

Waarom is communiceren belangrijk?

Het maakt het mogelijk om relaties op te bouwen, samen te werken en problemen op te lossen. Door goed te communiceren kunnen we begrip en vertrouwen opbouwen, verwarring voorkomen en conflicten oplossen. Bovendien kan communicatie ons helpen om onze ideeën te verbeteren en onze perspectieven uit te breiden door inzicht en feedback te krijgen van anderen.

Tip 2: Verzamel inzicht en feedback van anderen

Organiseer regelmatig open gesprekken met vrienden, familie, collega’s of zakenpartners om te praten over wat er goed gaat en waar verbetering nodig is. Luister aandachtig en vraag actief naar hun meningen. Andere vormen zijn surveys en enquêtes, focusgroepen, prestatie-evaluaties en klantenfeedback.

Belangrijk is om een ​​open en nederige houding aan te nemen ten opzichte van feedback. Zorg ervoor dat de mensen zich comfortabel voelen om eerlijk te zijn. Daarnaast is het belangrijk om de feedback die je krijgt, serieus te nemen en actie te ondernemen om verbeteringen aan te brengen waar nodig.

Goed communiceren in je privé kring

Bij dagelijkse communicatie in je privé kring worden veel aannames gedaan. Vaak wordt direct gehandeld naar aanleiding van een aanname, zonder de aanname te checken. Zonder dat jij of je gesprekspartner eigenlijk weet wat er in de ander omgaat, maak je bijvoorbeeld een opmerking die hard aan kan komen bij de ander. Ook kan de ander bijvoorbeeld de indruk wekken niet naar je te luisteren (maar dit wel doen), waardoor je (onnodig) gefrustreerd raakt. Check je aannames!

Tip 3: Maak gebruik van “ik”-boodschappen

In plaats van te wijzen naar de ander, probeer gebruik te maken van “ik”-boodschappen om je gevoelens en meningen duidelijk te maken. Bijvoorbeeld: “Ik voel me gekwetst als je dat zegt.” De ander weet dan beter wat er in jou omgaat en past zijn (ongewenste) gedrag – bewust of onbewust – op je aan. Bovendien is dit een goede manier om je aannames te checken. Bijvoorbeeld: “Ik heb het idee dat je niet luistert omdat je telkens op je telefoon zit, of zie ik dat verkeerd?” Misschien is je gesprekspartner wel aan het noteren wat je net gezegd hebt.

Zakelijk communiceren

Zakelijke communicatie is belangrijk omdat het de basis vormt voor succesvolle interacties en besluitvorming binnen een organisatie. Het verbetert de samenwerking, ondersteunt de merkidentiteit, bevordert klanttevredenheid, helpt bij het beheersen van conflicten en verbetert leiderschapsvaardigheden. Goede communicatie is daarom cruciaal voor het realiseren van zakelijke doelen en het verbeteren van bedrijfsresultaten.

Tip 4: Wees duidelijk en specifiek

Zorg ervoor dat je boodschap begrijpelijk is en geen ruimte laat voor verkeerde interpretaties. Gebruik concreet taalgebruik en vermijd algemene of abstracte uitspraken. Houd ook rekening met de doelgroep en pas je communicatie aan op hun kennisniveau en interesses. Laat achterwege wat niet van belang is voor hen.

Online communiceren

Online communiceren is anders dan fysieke communicatie en vereist aanpassingen in je communicatievaardigheden. Naast het gebruik van duidelijke en heldere taal, zijn bij online communicatie de volgende zaken belangrijk:

• Emotionele intelligentie: Emoties en intenties kunnen verkeerd overgebracht en anders geïnterpreteerd worden. Houd rekening met de mogelijke emotionele reacties van de andere partij.
• Cultuurverschillen: Online communicatie maakt het makkelijker om met mensen over de hele wereld te communiceren. Houd rekening met cultuurverschillen en de gevolgen hiervan op communicatie.
• Geduld en begrip: Online communicatie kan soms trager verlopen dan fysieke communicatie. Heb geduld en toon begrip voor de situatie.
• Privacy en beveiliging: Ga na hoe het zit met de privacy en beveiliging van informatie; zowel bij het verzenden als ontvangen van online informatie.

Tip 5: Benoem het gewenste gedrag van de ander letterlijk

We leven in een wereld met steeds meer afleidingen, vooral online. Om de ander actief te krijgen, doe je er goed aan om letterlijk te benoemen of schrijven welk gedrag je concreet van de ontvanger verwacht. Bijvoorbeeld: “Plaats je reactie in de comments” of “Vul het onderstaande feedbackformulier in”. Zo voorkom je dat de ontvanger te snel overschakelt naar een andere verleiding of informatieverschaffing en jouw boodschap vergeet.

Leer jezelf en anderen beter begrijpen

De basis van goed communiceren is jezelf niet wegcijferen en je kunnen verplaatsen in de ander. Wil je hier serieus mee aan de slag? Volg dan de cursus Praktische psychologie. Je leert jezelf en anderen beter begrijpen, waardoor je de bovenstaande tips vol vertrouwen toepast en beter kunt communiceren.

• Naar cursus Praktische psychologie →